El registro horario digital es una de las dudas laborales más repetidas de 2026. Hay quien da por hecho que ya es obligatorio y quien cree que se ha quedado en el cajón. Ninguna de las dos cosas es cierta.
En este artículo separamos lo que ya exige la ley, lo que cambiaría con el nuevo Real Decreto y lo que tu pyme puede preparar sin esperar, para que la publicación en el BOE no te pille con prisas.
Qué exige hoy la ley
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora. Lo establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y se aplica con independencia del tamaño de la empresa o del tipo de contrato.
Las claves de la obligación actual:
- Hay que registrar cada día la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona.
- Los registros se deben conservar durante cuatro años.
- Tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
- La forma concreta de organizarlo se fija por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta a la representación legal.
Hoy la ley no exige un formato concreto. Un sistema en papel o en hoja de cálculo puede ser válido si es fiable y no se puede manipular a posteriori. El problema es que, en una inspección, demostrar esa fiabilidad con papel es mucho más difícil.
No registrar la jornada se considera una infracción grave en materia de tiempo de trabajo, con multas de 751 a 7.500 euros según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Qué cambiaría con el nuevo Real Decreto
El Ministerio de Trabajo prepara un Real Decreto para que el registro de jornada sea obligatoriamente digital. Según los borradores conocidos, el sistema tendría que:
- Registrar la jornada en el momento en que se produce, no rellenarse al final de la semana.
- Ser inalterable: cualquier corrección debería quedar registrada, con quién la hace y por qué.
- Permitir el acceso remoto de la Inspección de Trabajo.
- Reflejar con más detalle las pausas, las horas extraordinarias y la jornada de las personas con contrato a tiempo parcial.
- Mantener la conservación de los registros durante cuatro años.
El papel y las hojas de cálculo editables dejarían de servir como sistema de registro.
Importante: estos puntos proceden de borradores. El texto definitivo puede cambiar y solo será obligatorio cuando se publique en el BOE.
En qué punto está la tramitación
A fecha de publicación de este artículo:
- Septiembre de 2025: el Gobierno separa el registro digital del proyecto de reducción de jornada, que el Congreso rechazó, y decide tramitarlo por real decreto.
- Marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable sobre el borrador. Entre sus objeciones, el impacto en las pequeñas empresas y la protección de datos.
- Julio de 2026: los ministerios de Trabajo y de Economía acuerdan retomar la tramitación después del verano.
- Octubre de 2026: el Ministerio de Trabajo afirma que el texto ya está revisado y que aspira a aprobarlo antes de las elecciones generales del 29 de noviembre.
Las organizaciones empresariales han anunciado que podrían recurrir la norma, por lo que el calendario sigue abierto. En algunos borradores se mencionaba un plazo de adaptación muy corto desde la publicación en el BOE, en torno a veinte días. Si se mantiene, habrá poco margen para reaccionar.
Qué puedes preparar ya
No hace falta esperar al BOE. Estos cinco pasos te sirven tanto para cumplir hoy como para adaptarte rápido mañana:
1. Revisa cómo registras la jornada ahora
Si usas papel o una hoja de cálculo que cualquiera puede modificar, ese es tu principal riesgo, con o sin nueva norma.
2. Comprueba que puedes reconstruir cualquier día de los últimos cuatro años
Elige una persona y una fecha al azar. Si tardas más de unos minutos en saber a qué hora entró y salió, tu sistema no aguantaría una inspección.
3. Define tu política de pausas y horas extraordinarias
Decide por escrito cómo se registran las pausas, quién autoriza las horas extra y cómo se compensan. Lo que esté pactado debe poder verse en el registro.
4. Consulta a la representación legal o revisa tu convenio
La organización del registro se pacta o se consulta. Si tu convenio ya regula algo, aplícalo; si no, deja constancia de la consulta.
5. Elige un sistema digital con criterios claros
Si decides digitalizar ya, busca un sistema que registre en tiempo real, guarde el historial de cambios, permita exportar los datos fácilmente y cumpla la normativa de protección de datos. Hazlo con calma ahora mejor que con prisas cuando se publique la norma.
Conclusión
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 y la forma digital está cada vez más cerca. Las pymes que ya registran de forma fiable, conservan los datos y tienen claras sus reglas de pausas y horas extra solo tendrán que hacer ajustes menores cuando se apruebe el Real Decreto.
Descarga gratis la Checklist RRHH para pymes 2026 y comprueba si tu registro de jornada y el resto de tu documentación laboral están al día.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026? No, todavía no. El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019, pero la ley actual no exige un formato digital. El Real Decreto que lo haría obligatorio está pendiente de aprobación y publicación en el BOE.
¿Sigue siendo válido fichar en papel? Hoy sí, siempre que el registro sea fiable, diario y se conserve cuatro años. Si se aprueba el nuevo Real Decreto, el papel y las hojas de cálculo editables dejarán de ser válidos.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada? Cuatro años. Deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
¿Qué multa hay por no registrar la jornada? No registrar la jornada se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multas de 751 a 7.500 euros.
¿Afecta el registro horario a las pymes y a las empresas pequeñas? Sí. La obligación se aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño, y a todas las personas trabajadoras por cuenta ajena.
