Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados. Lo establece el Real Decreto-Ley 8/2019, una norma que ha cambiado la forma en que las pymes gestionan el tiempo de trabajo. Cinco años después, el registro horario sigue siendo una de las áreas con más sanciones de la Inspección de Trabajo.
Qué exige exactamente la ley
El registro horario obligatorio aplica a:
- Todos los trabajadores, independientemente de su categoría, jornada (completa o parcial) o tipo de contrato.
- Todas las empresas, sin importar el sector ni el tamaño. No hay excepciones por número de empleados.
Por cada jornada laboral debe quedar constancia de:
- Hora exacta de inicio de la jornada.
- Hora exacta de finalización.
- Descansos y pausas si existen (especialmente relevante para jornadas de más de 6 horas).
Conservación y acceso a los registros
Los registros deben conservarse durante 4 años. Tres colectivos pueden solicitar acceso en cualquier momento:
- El propio trabajador, en cualquier momento.
- La representación legal de los trabajadores (comité, delegados sindicales).
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Qué sistemas son válidos
La ley NO impone una tecnología concreta. Son válidos:
- Aplicaciones web o móviles que permitan al empleado fichar.
- Sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial), siempre con consentimiento RGPD explícito.
- Tarjetas magnéticas o RFID.
- Hojas de papel firmadas por el empleado y supervisor (legalmente válido pero operativamente difícil de mantener).
Lo que importa es que el sistema sea fiable, accesible para los tres colectivos mencionados y permita exportar los datos a la Inspección si los pide.
Lo que NO es válido
- Una hoja de cálculo donde el empleado anota la hora «más o menos».
- Un Excel del responsable que estima horarios sin firma del trabajador.
- Sistemas que no permitan auditar quién registró cada entrada.
- Cualquier registro modificable a posteriori sin trazabilidad de cambios.
Multas por incumplimiento
La sanción por no llevar registro horario o llevarlo incorrectamente es una infracción grave de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas oscilan entre 626€ y 6.250€ por trabajador afectado. Una pyme de 30 empleados con un fallo generalizado en el registro puede enfrentarse a sanciones acumuladas de hasta 187.500€.
Errores frecuentes en pymes
- No registrar pausas o descansos cuando los hay (legalmente obligatorio).
- Sistemas que solo registran al manager y no al empleado individual.
- No tener forma sencilla de exportar los registros para la Inspección.
- Olvidar el consentimiento explícito del empleado en sistemas biométricos.
- Registros que pueden modificarse sin auditoría de cambios (la Inspección lo detecta).
Checklist rápido de cumplimiento
- ¿Todos los empleados (incluida alta dirección) tienen un sistema de fichaje accesible?
- ¿Se registra inicio, fin y pausas de cada jornada?
- ¿Los registros se conservan al menos 4 años?
- ¿El empleado puede consultar sus propios registros sin pedirlos a RRHH?
- ¿Puedes exportar el histórico en menos de 24h si te lo pide la Inspección?
- Si usas biometría, ¿tienes el consentimiento por escrito de cada empleado?
Si has respondido NO a cualquiera, conviene revisar tu sistema antes de la próxima visita de la Inspección.
Cómo te ayuda Bedoott
El Lab Time de Bedoott incluye un módulo de Registro Horario diseñado específicamente para cumplir con el RD-Ley 8/2019 español. Fichaje desde web, móvil o tablet con o sin geolocalización, gestión automática de descansos, exportación a PDF/Excel en un clic y conservación segura durante el plazo legal. Tu equipo lo adopta en menos de una semana sin formación técnica.
